Бизнес-план аутсорсинговой компании «ПрофАутсорс»

1. Резюме проекта

Цель проекта — создание компании, оказывающей услуги бухгалтерского, кадрового и административного аутсорсинга малому и среднему бизнесу.

Название компании: ООО «ПрофАутсорс».

Основными клиентами станут индивидуальные предприниматели и небольшие организации, которым невыгодно содержать собственную бухгалтерию, кадровую службу и административный персонал.

Компания будет оказывать следующие услуги:

• ведение бухгалтерского и налогового учёта;

• расчёт заработной платы;

• подготовка и сдача отчётности;

• кадровое делопроизводство;

• оформление сотрудников;

• подготовка договоров и первичных документов;

• восстановление бухгалтерского учёта;

• консультационное сопровождение;

• регистрация бизнеса и внесение изменений в документы;

• управленческая отчётность для руководителей.

Для запуска компании потребуется около 2,1 млн рублей. Планируемый срок выхода на операционную безубыточность — 7–9 месяцев, срок окупаемости первоначальных вложений — примерно 15–18 месяцев.

После выхода на плановую загрузку компания сможет обслуживать около 60 постоянных клиентов и получать ежемесячную чистую прибыль порядка 450–520 тыс. рублей.

2. Описание бизнес-идеи

Аутсорсинг представляет собой передачу отдельных функций организации внешнему исполнителю. Вместо найма штатного бухгалтера, кадровика или юриста предприниматель заключает договор со специализированной компанией и оплачивает только необходимый объём услуг.

Для малого бизнеса такой формат имеет несколько преимуществ:

1. Не требуется создавать отдельные рабочие места.

2. Снижаются расходы на заработную плату и страховые взносы.

3. Не нужно самостоятельно искать замену сотруднику на время болезни или отпуска.

4. Клиент получает доступ сразу к нескольким специалистам.

5. Ответственность и перечень услуг закрепляются в договоре.

6. Уменьшается риск ошибок из-за недостаточной квалификации одного штатного работника.

Компания «ПрофАутсорс» будет работать по модели ежемесячного абонентского обслуживания. Клиент выбирает подходящий тариф и получает установленный договором набор услуг.

Дополнительные и срочные работы будут оплачиваться отдельно.

3. Цели проекта

Основная цель — создание устойчивой аутсорсинговой компании с постоянной клиентской базой и регулярной абонентской выручкой.

Задачи первого года:

• зарегистрировать компанию и организовать офис;

• сформировать команду специалистов;

• разработать сайт и фирменный стиль;

• привлечь не менее 60 постоянных клиентов;

• выйти на ежемесячную выручку не менее 1,7 млн рублей;

• достичь операционной безубыточности не позднее девятого месяца;

• сформировать резервный фонд;

• создать систему контроля качества услуг;

• автоматизировать взаимодействие с клиентами;

• подготовить условия для расширения компании.

В течение второго года планируется увеличить клиентскую базу до 90–100 организаций и открыть дополнительные направления: юридическое сопровождение, финансовый анализ и удалённое административное обслуживание.

4. Перечень услуг

4.1. Бухгалтерское обслуживание

В него входят:

• обработка первичных документов;

• ведение бухгалтерского и налогового учёта;

• формирование платёжных поручений;

• подготовка обязательной отчётности;

• расчёт налогов;

• контроль сроков уплаты;

• сверка с контрагентами;

• подготовка документов по запросам государственных органов;

• консультирование руководителя.

4.2. Расчёт заработной платы

Компания будет выполнять:

• начисление заработной платы;

• расчёт отпускных и компенсаций;

• расчёт пособий;

• подготовку расчётных листков;

• формирование ведомостей;

• подготовку отчётности по работникам;

• ведение данных о начислениях и удержаниях.

4.3. Кадровое делопроизводство

Услуга включает:

• подготовку трудовых договоров;

• оформление приёма и увольнения сотрудников;

• оформление переводов и отпусков;

• подготовку приказов;

• ведение личных карточек и кадровых документов;

• разработку должностных инструкций;

• контроль сроков действия документов;

• консультирование работодателя по кадровым вопросам.

4.4. Восстановление учёта

Услуга предназначена для организаций, у которых документы велись с ошибками или не велись вообще.

Специалисты компании:

• проверяют бухгалтерскую базу;

• выявляют отсутствующие документы;

• восстанавливают операции;

• исправляют ошибки;

• формируют отчётность;

• подготавливают рекомендации для дальнейшей работы.

4.5. Дополнительные услуги

К дополнительным услугам относятся:

• регистрация индивидуального предпринимателя или юридического лица;

• подготовка договоров;

• разработка учётной политики;

• сопровождение проверок;

• консультации по организации документооборота;

• подготовка управленческих отчётов;

• финансовый анализ деятельности;

• постановка бухгалтерского и кадрового учёта;

• обучение сотрудников клиента работе с документами.

5. Тарифы

Планируется использовать три основных тарифных плана.

Стоимость обслуживания конкретного клиента зависит от:

• системы налогообложения;

• количества сотрудников;

• количества банковских операций;

• количества первичных документов;

• наличия кассовых операций;

• количества торговых точек;

• необходимости ведения кадрового учёта;

• срочности обработки документов;

• сложности деятельности клиента.

Дополнительные услуги будут оплачиваться отдельно. Например, восстановление учёта может стоить от 40 000 рублей, регистрация бизнеса — от 10 000 рублей, разовая консультация — от 3 000 рублей.

6. Анализ рынка

Спрос на аутсорсинговые услуги формируется прежде всего за счёт малого бизнеса. Небольшим организациям часто не требуется штатный специалист на полный рабочий день, однако они обязаны вести учёт, оформлять работников и своевременно подготавливать документы.

Основными причинами обращения к аутсорсинговым компаниям являются:

• желание сократить постоянные расходы;

• отсутствие квалифицированных специалистов в штате;

• необходимость быстро восстановить учёт;

• рост количества обязательных документов;

• стремление руководителя сосредоточиться на основной деятельности;

• потребность в профессиональном контроле;

• необходимость замены уволившегося или временно отсутствующего бухгалтера.

Рынок является конкурентным. На нём работают частные бухгалтеры, небольшие специализированные фирмы, крупные федеральные компании и онлайн-сервисы.

При этом многие клиенты недовольны недостатком обратной связи, частой сменой специалистов, формальным подходом и отсутствием понятного распределения ответственности. Поэтому новая компания сможет занять свою долю рынка за счёт персонального обслуживания и прозрачных условий работы.

7. Целевая аудитория

Основными клиентами компании будут:

1. Индивидуальные предприниматели.

2. Небольшие магазины и торговые компании.

3. Салоны красоты и предприятия бытовых услуг.

4. Кафе и небольшие предприятия общественного питания.

5. Строительные и ремонтные организации.

6. Консалтинговые компании.

7. Интернет-магазины.

8. Частные образовательные центры.

9. Медицинские и оздоровительные организации.

10. Начинающие предприниматели.

11. Компании, временно оставшиеся без бухгалтера.

12. Организации, которым требуется восстановление учёта.

Приоритетным сегментом станут компании с численностью до 30 сотрудников и ежемесячной потребностью в регулярном бухгалтерском или кадровом сопровождении.

8. Конкурентные преимущества

Компания «ПрофАутсорс» будет использовать следующие конкурентные преимущества:

• закрепление персонального специалиста за каждым клиентом;

• наличие резервного специалиста на случай болезни или отпуска основного сотрудника;

• фиксированная стоимость услуг;

• понятный перечень работ в договоре;

• ежемесячный отчёт о выполненных задачах;

• возможность удалённого обслуживания;

• быстрые ответы на запросы клиентов;

• защита конфиденциальной информации;

• регулярная проверка качества работы;

• комплексное бухгалтерское и кадровое сопровождение;

• возможность расширения тарифа по мере роста бизнеса клиента;

• хранение документов в защищённой электронной системе;

• профессиональная ответственность компании.

Главным преимуществом должно стать не только качественное ведение учёта, но и понятное общение с предпринимателем. Клиент должен знать, какие работы выполнены, какие документы отсутствуют и какие действия необходимо предпринять.

9. SWOT-анализ

10. Маркетинговый план

Продвижение компании будет осуществляться одновременно по нескольким каналам.

10.1. Сайт компании

На сайте необходимо разместить:

• описание услуг;

• тарифы;

• информацию о специалистах;

• ответы на распространённые вопросы;

• форму заявки;

• калькулятор предварительной стоимости;

• примеры типовых ситуаций;

• контактные данные.

Сайт должен быть понятным предпринимателю, не имеющему специальных знаний в бухгалтерском и кадровом учёте.

10.2. Контекстная реклама

Реклама будет показываться пользователям, которые ищут бухгалтерское обслуживание, кадровый аутсорсинг, восстановление учёта или замену штатного бухгалтера.

Для каждого направления желательно создать отдельное рекламное объявление и отдельную страницу сайта.

10.3. Социальные сети

В социальных сетях компания будет публиковать:

• рекомендации предпринимателям;

• разборы типичных ошибок;

• напоминания о важных сроках;

• примеры экономии при переходе на аутсорсинг;

• истории клиентов;

• информацию о новых услугах.

10.4. Партнёрская программа

Партнёрами компании могут стать:

• банки;

• юридические фирмы;

• бизнес-центры;

• агентства недвижимости;

• компании, регистрирующие бизнес;

• разработчики сайтов;

• рекламные агентства;

• поставщики программного обеспечения;

• предпринимательские объединения.

Партнёр получает вознаграждение или встречные рекомендации за каждого привлечённого клиента.

10.5. Прямые продажи

Менеджер по продажам будет связываться с компаниями, которым потенциально могут потребоваться услуги аутсорсинга.

Основной акцент следует делать не на массовых звонках, а на персональных предложениях. Перед обращением необходимо изучить деятельность организации и предложить конкретное решение.

10.6. Рекомендации клиентов

Для постоянных клиентов планируется ввести программу рекомендаций. Клиент, который привёл новую организацию, может получить скидку на следующий месяц или дополнительную услугу бесплатно.

11. План продаж

Продажа услуги будет проходить в несколько этапов:

1. Получение заявки.

2. Первичная консультация.

3. Сбор информации о деятельности клиента.

4. Оценка объёма документов и операций.

5. Подготовка коммерческого предложения.

6. Согласование тарифа.

7. Заключение договора.

8. Получение документов и доступов.

9. Проведение первичной проверки.

10. Начало регулярного обслуживания.

Для повышения конверсии первая консультация может проводиться бесплатно. После неё клиент получает краткий список выявленных проблем и предложение по их решению.

План привлечения клиентов:

Основными показателями отдела продаж будут:

• количество новых заявок;

• стоимость привлечения одного клиента;

• доля заявок, закончившихся заключением договора;

• средний размер ежемесячного платежа;

• количество расторгнутых договоров;

• выручка от дополнительных услуг.

12. Производственный план

Для работы компании потребуется офис площадью около 70–90 квадратных метров.

В офисе необходимо разместить:

• рабочие места сотрудников;

• переговорную комнату;

• шкафы или отдельное помещение для хранения документов;

• зону ожидания;

• место для офисной техники;

• защищённую систему хранения данных.

Большинство документов будет приниматься в электронном виде. Бумажные документы клиенты смогут передавать лично, через курьера или по согласованному графику.

Для организации работы потребуются:

• компьютеры;

• многофункциональные устройства;

• телефонная связь;

• система управления взаимоотношениями с клиентами;

• бухгалтерское программное обеспечение;

• сервис электронного документооборота;

• облачное хранилище;

• антивирусная защита;

• система резервного копирования;

• корпоративная электронная почта;

• программа постановки и контроля задач.

Каждому клиенту будет присваиваться внутренний номер. Все поручения, сроки, документы и переписка должны фиксироваться в единой системе.

13. Организационная структура

На первоначальном этапе в компании будут работать следующие сотрудники:

Юридические, курьерские, рекламные и технические работы на первом этапе могут передаваться внешним исполнителям.

После достижения 50–60 постоянных клиентов потребуется принять ещё одного бухгалтера. При дальнейшем росте клиентской базы необходимо создать отдельные группы обслуживания и назначить руководителей направлений.

14. Система мотивации сотрудников

Заработная плата специалистов будет состоять из фиксированной и премиальной частей.

Премия может зависеть от:

• соблюдения сроков;

• отсутствия обоснованных претензий;

• количества обслуживаемых клиентов;

• результатов внутренних проверок;

• сохранения клиентов;

• продажи дополнительных услуг;

• соблюдения стандартов документооборота.

Менеджер по продажам будет получать фиксированную заработную плату и процент от платежей привлечённых клиентов.

Для снижения текучести кадров необходимо предусмотреть:

• официальное оформление;

• понятную систему премирования;

• обучение;

• профессиональные консультационные материалы;

• возможность частичной удалённой работы;

• карьерный рост;

• распределение нагрузки;

• замену сотрудника на период отпуска.

15. Контроль качества

Ошибки в бухгалтерском и кадровом учёте могут привести к финансовым потерям и ухудшению репутации компании. Поэтому необходимо создать многоступенчатую систему контроля.

Она будет включать:

1. Проверку отчётности главным бухгалтером.

2. Использование календаря обязательных сроков.

3. Автоматические напоминания в системе управления задачами.

4. Ежемесячную сверку выполненных работ.

5. Контроль наличия документов.

6. Разделение прав доступа сотрудников.

7. Резервное копирование данных.

8. Регулярную смену паролей.

9. Подписание соглашений о конфиденциальности.

10. Ведение журнала ошибок и корректирующих мероприятий.

Необходимо также разработать внутренние инструкции по приёму нового клиента, обработке документов, сдаче отчётности и прекращению обслуживания.

16. Первоначальные вложения

Источниками финансирования могут быть собственные средства учредителя, заёмные средства или вклад инвестора.

Наиболее безопасным вариантом является финансирование преимущественно за счёт собственных средств, поскольку в первые месяцы компания может работать с убытком.

17. Ежемесячные расходы

После выхода компании на полную загрузку планируются следующие расходы:

Фактический размер расходов может меняться в зависимости от города, уровня заработной платы, стоимости аренды и выбранного программного обеспечения.

18. Планируемая выручка

Предполагается следующая структура клиентской базы после выхода на плановую загрузку:

Таким образом, при 60 постоянных клиентах планируемая ежемесячная выручка составит около 1,76 млн рублей.

19. Расчёт прибыли

Плановый финансовый результат за месяц:

Рентабельность по чистой прибыли составит приблизительно:

520 400 / 1 760 000 × 100% = 29,6%.

Этот показатель будет достигнут только после формирования постоянной клиентской базы и оптимизации внутренних процессов.

20. Точка безубыточности

Средний ежемесячный платёж одного постоянного клиента составляет около 27 000–28 000 рублей.

Для упрощённого расчёта примем средний доход с клиента в размере 27 300 рублей.

Точка безубыточности определяется по формуле:

Точка безубыточности = постоянные расходы / доход с одного клиента после обязательных отчислений.

При текущем уровне расходов компании потребуется приблизительно 43–45 постоянных клиентов.

До достижения этого количества часть расходов будет покрываться за счёт резервного фонда.

21. Финансовый план первого года